Home Inwoners > Bestuur en organisatie > Agenda's en verslagen > Advies

Advies:
Beleidsveld:Ruimtelijke Ordening en Volkshuisvesting (Schop) Nummer:20210454
Deelproduct:Planologie en Stedenbouw
Onderwerp:Evaluatie participatie- en communicatieproces gebiedsvisie Hellevoetsluis Zuidoost
Portefeuillehouder:Schop, P. Functie:
Product Groep:Bestuurs- & Managementondersteuning
Datum:07/29/2021Afhandelings-
datum:
09/07/2021


Gevraagde Beslissing:- De evaluatie van het participatie- en communicatieproces Gebiedsvisie Hellevoetsluis Zuidoost voor kennisgeving aan te nemen.
- De aanbevelingen in het rapport te onderschrijven en hier invulling aan te geven zoals beschreven in de samenvatting in het advies.
- De aanbevelingen in te brengen in het op te stellen participatiebeleid voor de toekomstige gemeente Voorne aan Zee.
- De evaluatie informerend aan te bieden aan de commissie WWR en te bespreken in de commissie AZM
- De gemeenteraad te informeren over de rapportage middels een raadsinformatiebrief
- De ge´nterviewde bewoners en belangenorganisaties te informeren over het rapport
Besluit:Conform.

Vermelden persoonsgegevens:n.v.t
Motivatie gekozen grondslag:


Hide details for Mede-adviesMede-advies
Mede-advies
Afdelingen
Actiedatum:
Bestuurs- & Managementondersteuning, Concerncontrol, Ruimtelijke Ontwikkeling & Beleid
Overige Mede-adviseringRaadscommissieAdviserend/Informerend/Opinierend
Vergaderdatum Mede-advies
Algemene Zaken en Middelen
Wonen, Werk en Recreatie
Zorg Welzijn en Onderwijs
Zorg Welzijn en Onderwijs
Zorg Welzijn en Onderwijs
Opin.
Inf.


14-10-2021
07-10-2021


Hide details for Advies RaadscommissieAdvies Raadscommissie

    Raadscommissie
Algemene Zaken en Middelen
Presentatie door bureau Citisens.
Op 18 april 2019 is de Gebiedsvisie Hellevoetsluis Zuidoost vastgesteld. Doel van deze Evaluatie is terugkijken op het participatietraject teneinde stappen vooruit te maken, met name wat zijn ‘de lessons to learn’.

De acht (8) conclusies en de zeven (7) aanbevelingen worden vervolgens toegelicht en daarna is gelegenheid tot het stellen en het beantwoorden van vragen.

Kort samengevat hebben we de volgende extra aanbevelingen en aandachtspunten meegekregen:
- Representatieve resultaten realiseren door het inzetten van Flitspeiling of online inwonersconsultatie; een zeer geschikt middel om snel te weten te komen hoe inwoners over een bepaald onderwerp, beleid of project denken, welke
dilemma’s en risico’s worden gezien, om plannen te toetsen of om ideeŰn op te halen. Een flitspeiling biedt daarmee een waardevolle toevoeging op – of zelfs vervanging van – bijeenkomsten met inwoners.
- Maak iemand (projectleider) ÚÚn of meerdere personen gekoppeld aan communicatie verantwoordelijk voor het participatieproces; op basis van de scope van het project – het werk dat gerealiseerd moet worden om het doel te kunnen
bereiken.
Effect: betere duiding in risicoanalyse, bedreigingen en consequenties ten aanzien van het project – de interne en externe risicofactoren worden in kaart gebracht Ún belangrijk op welke beheersaspecten ligt de focus, hiermee kan door preventieve maatregelen de kans op risico’s worden beperkt.
- Maak heldere procesafspraken in aanloop naar de nieuwe Omgevingswet. De aankomende Omgevingswet - naar verwachting - treedt op 1 juli 2022 in werking en vraagt om meer participatie in de ruimtelijke ordening, aangezien de
procedures veranderen. kortom: welke rol en op welk moment, heeft de raad in het participatieproces.
- Keuzemenu in het participatietraject (ook interactie met Stakeholders), wat nemen wij mee in het participatieproces? Het college maakt uiteindelijk een keuze (aanpak participatie) en betrekt de raad hierbij, gelet op de controlerende
taakstelling van de raad.

De voorzitter dhr. Reumkens (IBH) bedankt bureau Citisens voor de heldere presentatie en de beantwoording van de diverse vragen van de commissie AZM.

9.B. Evaluatie
Er is gelegenheid tot discussie/debat en het stellen van vragen, deze zullen vervolgens door de betreffende portefeuillehouders worden beantwoord.

Portefeuillehouder/wethouder dhr. Schop vraagt om een korte schorsing ten behoeve van voorbereiding, inzake de beantwoording door het college op de gestelde vragen door de verschillende fracties. De raadscommissie AZM is hiermee akkoord.

De voorzitter, dhr. Reumkens (IBH) heropent de vergadering en geeft eerst het woord aan portefeuillehouder/burgemeester mw. Junius.

Het college is heel blij met de aanbevelingen van bureau Citisens, deze worden opgevolgd en meegegeven aan de nieuwe gemeente Voorne aan Zee, in het kader van burgerparticipatie.
Het college onderschrijft een heldere inzage ten aanzien van capaciteit in de risico analyse.
Het nieuwe participatiebeleid in het kader van de fusie wordt opgesteld, in samenspraak met de drie gemeenteraden (Brielle, Hellevoetsluis en Westvoorne). Deze Evaluatie is daarbij een belangrijke input, waarbij u als raad ook nauw betrokken zal worden.

Portefeuillehouder/wethouder dhr. Schop heeft de mail van de fractie PvdA niet ontvangen, inzake het verzoek om het eerste concept rapport van 24 februari te ontvangen, voorafgaand aan de ambtelijke wederhoor. Het concept rapport is inmiddels verstuurd naar de commissieleden AZM. De beantwoording op de inhoudelijke vragen van de fractie PvdA met betrekking tot het evaluatie rapport, worden afdoende beantwoord door portefeuillehouder/wethouder dhr. Schop.

Inzake het SDE subsidieproces, dit is zo ingericht dat we weinig kunnen veranderen, dit is gekoppeld aan een vast termijn/planning, de uitbetaling van de subsidie is op basis van maandelijkse voorschotten en/of jaarlijks een eindafrekening.

Inzake de samenwerking met Farmfrites, dit is wel gemeld en hier heeft het college nooit geheimzinnig over gedaan, wellicht dat we in de toekomst duidelijker kunnen communiceren richting onze inwoners, inzake de rol en samenwerking met onze stakeholders.

Met betrekking tot de Participatiewijzer, zoals ingediend door GroenLinks en toegevoegd in IBABS, dit zal als input worden meegegeven aan Voorne aan Zee, uiteindelijk is iedereen gebaat bij een goed participatietraject/beleid.

Tot slot, de raadscommissie AZM wordt gevraagd, de evaluatie van het participatie- en communicatieproces Gebiedsvisie Hellevoetsluis Zuidoost, voor kennisgeving aan te nemen.
Aldus, voor kennisgeving aangenomen door de raadscommissie AZM.

Wonen, Werk en Recreatie





Advies Raadscommissie

Actie nemende afdeling: Ruimtelijke Ontwikkeling & Beleid
Status: Open
Datum actie:

Hide details for ParafenrondeParafenronde
Steller (Vrijgeven)
StellerJa
AfdelingshoofdJa
Akkoord Afdelingshoofden
Concerncontroller/
Gemeentesecretaris
AkkoordOpmerkingen
ConcerncontrollerJa
GemeentesecretarisJa
Burgemeester / WethoudersPortefeuille-
houder
AkkoordOpmerkingen
Junius, M.C.Conform
Brok, M. den Bespreken
Spoon, A.J.Conform
Velde. H. van der Bespreken
Schop, P.*Conform
Hide details for AdviesAdvies

Bij het vaststellen van de gebiedsvisie Hellevoetsluis Zuidoost heeft de gemeenteraad gevraagd om het communicatie- en participatietraject te evalueren. Het college heeft vervolgens onderzoeksbureau Citisens opdracht gegeven deze evaluatie uit te voeren. Het gebiedsvisieproces betrof een ingrijpend traject met veel gevoeligheden, waarbij sprake was van veel maatschappelijke belangstelling en weerstand in de omgeving. Het doel van de evaluatie was toekomstgericht: terugblikken op dit traject, en lessen trekken over de interactie met stakeholders bij ruimtelijke thema’s in de toekomst.
Citisens heeft gesproken met organisaties, inwoners, belangengroepen, en met medewerkers en wethouders die betrokken waren bij het project. Ook is gesproken met een afvaardiging vanuit de gemeenteraad. Het onderzoeksrapport, dat u als bijlage bij dit advies vindt, bevat conclusies en aanbevelingen en adviezen voor de toekomst. In dit B&W-advies leest u de hoofdlijnen en een voorstel over hoe hier verder opvolging aan te geven.
IHet onderzoeksrapport van Citisens bevat een aantal conclusies, aanbevelingen en adviezen die in dit advies kort aan bod komen.

De conclusies die zijn getrokken door Citisens:
  1. Het participatietraject rondom de gebiedsvisie Hellevoetsluis Zuidoost stond onder grote tijdsdruk.
  2. Er is een zorgvuldig (participatie)proces nagestreefd, maar onvoldoende vooronderzoek gedaan.
  3. Het gebruik van een 'levend document' heeft gezorgd voor onduidelijkheid.
  4. Verschillende belanghebbenden/belangengroepen ervaren een 'verdeel en heers'-politiek van de gemeente.
  5. De verdeling van de kosten van de gebiedsvisie is niet transparant gecommuniceerd.
  6. De focus in het participatietraject rondom de gebiedsvisie kwam te veel te liggen op specifieke deelprojecten.
  7. Er is vanuit de gemeente onvoldoende direct contact geweest met directe belanghebbenden in de gebiedsvisie.
  8. Er is vanuit de gemeente zelf behoefte aan ervaring rondom het uitvoeren van participatietrajecten, zodat participatie zo succesvol mogelijk georganiseerd kan worden.

Een groot deel van deze conclusies en de toelichting wordt door de gemeente herkend.
Er zijn bij de start van het gebiedsvisietraject procesmatige en inhoudelijke keuzes gemaakt die in belangrijke mate van invloed zijn geweest op het communicatie- en participatietraject. Dit is terug te zien in de conclusies van Citisens, met name in de bovengenoemde punten 1, 2, 5 en 6. Belangrijk hierbij was de keuze om de gebiedsvisie gezamenlijk met Farm Frites op te stellen en de kosten te delen. Ook heeft de gemeente zichzelf een tijdsdruk opgelegd om de deadline voor het aanvragen van de SDE-subsidie te kunnen halen. Dit is in belangrijke mate van invloed geweest op het proces.

Hoewel er vanuit gemeentelijke zijde zeker geen sprake was van een verdeel-en-heers-politiek, en ook niet van het opzettelijk niet communiceren over de verdeling van de kosten voor het opstellen van de gebiedsvisie, wordt wel herkend dat dit door sommige belanghebbenden en belangengroepen zo ervaren is. Daarnaast was er sprake van een sterk wantrouwen ten opzichte van de gemeente en het gemeentebestuur. In sommige gevallen kende dit wantrouwen een langere geschiedenis dan enkel dit traject. Dit maakte het extra moeilijk om het ‘goed’ te doen. Des te belangrijker is het om op voorhand duidelijk te communiceren naar betrokkenen over het proces, de keuzes die de gemeente daarin maakt en over de momenten en mate van betrokkenheid. Dat wil niet zeggen dat iedereen daar altijd tevreden over zal zijn, maar het schept wel duidelijkheid. Dat de focus in het participatietraject voor een groot deel lag op de deelonderwerpen ‘patatweg’ en ‘zonneveld’, had te maken met de impact van deze twee onderwerpen op de omgeving en de behoefte bij betrokkenen om daar over te spreken.

De aanbevelingen die zijn gedaan door Citisens:
  1. Houd voldoende rekening met capaciteit en doorlooptijd.
  2. Breng vooraf in kaart wat de mogelijke risico’s zijn.
  3. Toets gemaakte keuzes in de brede samenleving.
  4. Voer zelf regie op de planning.
  5. Betrek de raad vanaf de start en vraag de raad de participatieaanpak vast te stellen.
  6. Maak procesafspraken over participatie.
  7. Wees transparant over samenwerkingen.

We onderschrijven de aanbevelingen van Citisens.
De aanbevelingen 1, 2, 4 en deels 5 zijn punten waar in ieder traject rekening mee moet worden gehouden vanaf de start. Deze onderdelen moeten meegenomen worden in de aanpak van een project of beleidsontwikkeling.
Om dit daadwerkelijk te borgen, is het voorstel om deze punten in te brengen in het op te stellen participatiebeleid voor de nieuwe gemeente Voorne aan Zee. Aanbeveling 6 (het maken van procesafspraken over participatie) kan daar ook in terugkeren.

In de praktijk wordt overigens al aan deze aanbevelingen gewerkt. Ze sluiten goed aan bij het traject ‘Omgevingsbewust werken’ dat de organisatie eind 2019 / begin 2020 is gestart. Daarbij wordt nadrukkelijk ge´nvesteerd in de communicatiekracht van de medewerkers. In 2020 en 2021 is en wordt een groot aantal beleidsmedewerkers, projectleiders en adviseurs getraind in ‘omgevingsbewust werken’ via de werkwijze van Factor-C, die ook in Brielle en Westvoorne wordt toegepast. Belangrijke onderdelen die daarin aan bod komen:
  • Het in kaart brengen van je omgeving (intern, extern, bestuurlijk) en ieders belang, gevoeligheden en risico’s (aan de hand van verschillende soorten analyses).
  • Per doelgroep bepalen in welke mate er communicatie en participatie plaatsvindt, en daar manieren voor kiezen die passend zijn en aansluiten bij de doelgroep.
  • Mijlpalen bepalen en bij iedere mijlpaal vaststellen wat er vooraf en achteraf nodig is aan communicatie / participatie.
  • In je communicatie aansluiten bij de beleving en de kennis van de doelgroep (ook als het gaat om taalgebruik).
In diverse ruimtelijke projecten wordt deze werkwijze, of elementen daaruit, inmiddels toegepast.

Ook aanbeveling 3, om keuzes in de brede samenleving te toetsen, wordt omarmd. Zeker bij gevoelige trajecten kan dit ertoe leiden dat er een beter beeld ontstaat van hoe de Hellevoetse samenleving aankijkt tegen een onderwerp. Dit moet wel op een laagdrempelige manier plaatsvinden.

Aanbeveling 5 betreft het advies om de raad vanaf de start te betrekken en te vragen de participatieaanpak vast te stellen. Het eerste deel – om de raad vanaf de start te betrekken – is een punt dat te allen tijde kan plaatsvinden. Dit is met name belangrijk bij onderwerpen die in een later stadium voor besluitvorming in de gemeenteraad worden behandeld.
Voor het tweede deel van de aanbeveling (het vaststellen van een participatieaanpak door de raad) is het voorstel om hier anders mee om te gaan. Er wordt gewerkt aan participatiebeleid (in samenwerking met de gemeente Brielle en Westvoorne) voor de nieuwe gemeente Voorne aan Zee. Daarin worden ook de rollen en verantwoordelijkheden van raad en college vastgelegd, evenals de kaders en randvoorwaarden waarbinnen participatie plaatsvindt. Dat beleid wordt vastgesteld door de gemeenteraad. Als de participatieaanpak voor een specifiek project vervolgens plaatsvindt binnen de kaders van het brede participatiebeleid, is het niet nodig dat voor ieder afzonderlijk project de participatieaanpak wordt vastgesteld door de gemeenteraad. Situaties (type projecten) waarin dit wel gebeurt, kunnen in het brede participatiebeleid benoemd worden.


Aanbeveling 7 is om transparant te zijn over samenwerkingen.
Deze aanbeveling wordt onderschreven. In het geval van de gebiedsvisie is vanaf de start gecommuniceerd over het feit dat de gemeente en Farm Frites samenwerkten aan deze gebiedsvisie. Wat vooral voor discussie heeft geleid, is het feit dat Farm Frites meebetaalde aan de totstandkoming van de visie. Door voorafgaand aan een traject de risico’s goed in kaart te brengen (aanbeveling 2) kan een afweging worden gemaakt waarover duidelijk gecommuniceerd wordt.

Samenvatting
Samenvattend stellen we voor om als volgt met de aanbevelingen om te gaan:
  • De aanbevelingen in te brengen in het op te stellen participatiebeleid voor toekomstige gemeente Voorne aan Zee.
  • In ieder project dat voor besluitvorming naar de gemeenteraad gaat, de raad informeren over het te doorlopen proces, inclusief de communicatie en participatie.
  • In te blijven zetten op het traject ‘omgevingsbewust werken’, waarin medewerkers toegerust worden om op een zorgvuldige manier met alle belangen rekening te houden en daarmee ook zorg te dragen voor goede en passende communicatie of participatie
Op de volgende wijze wordt over de evaluatie van het communicatie- en participatietraject van de gebiedsvisie Hellevoetsluis Zuidoost gecommuniceerd:
  • De evaluatie van het traject informerend aanbieden aan de raadscommissies WWR en bespreken met de commissie AZM.
  • De gemeenteraad informeren over de rapportage middels een raadsinformatiebrief (zie bijlage)
  • Een brief of e-mail versturen naar de ge´nterviewden (extern en intern) en hen de rapportage aanbieden.
  • De rapportage en de wijze waarop we hier mee om willen gaan intern communiceren en de aanbevelingen bespreken in werkoverleggen bij teams die veel te maken hebben met participatietrajecten.
Niet van toepassing
- De evaluatie van het participatie- en communicatieproces Gebiedsvisie Hellevoetsluis Zuidoost voor kennisgeving aan te nemen.
- De aanbevelingen in het rapport te onderschrijven en hier invulling aan te geven zoals beschreven in de samenvatting in het advies.
- De aanbevelingen in te brengen in het op te stellen participatiebeleid voor de toekomstige gemeente Voorne aan Zee.
- De evaluatie informerend aan te bieden aan de commissie WWR en te bespreken in de commissie AZM
- De gemeenteraad te informeren over de rapportage middels een raadsinformatiebrief
- De ge´nterviewde bewoners en belangenorganisaties te informeren over het rapport
Hide details for Routing InformatieRouting Informatie
- Type stuk: B & W - openbaar
- Zaaknummer

- Status: Raadscommissie
Hide details for RaadsbesluitRaadsbesluit
Raadsvoorstel
Niet aanwezig

Raadsbesluit
Hide details for Basis Archief CodeBasis Archief Code
BAC:BAC-omschrijving:

Archief:
Hide details for Vergaderdata raad / B&W / P&OVergaderdata raad / B&W / P&O
Datum Collegevergadering: 21-09-2021 In B&W geweest
Datum Raadsvergadering:
Datum P&O Vergadering:
Nummer Raadsvergadering:

202109 Rapportage Evaluatie particpatie-en communicatieproces - gemeente Hellevoetsluis definitief.pdf202109 Rapportage Evaluatie particpatie-en communicatieproces - gemeente Hellevoetsluis definitief.pdf
Raadsinformatiebrief evaluatie comm traject gebiedsvisie Hellevoetsluis ZO.pdfRaadsinformatiebrief evaluatie comm traject gebiedsvisie Hellevoetsluis ZO.pdf